Jak zorganizować imprezę charytatywną?

Artykuł autorstwa Aleksandry Świąder, konsultantka ślubna, organizator imprez

Pomagać można w różny sposób. Jednym z nich jest zorganizowanie imprezy, z której część dochodu lub całość zostaje przekazana na cel charytatywny. Taką imprezą może być np. koncert, festyn lub impreza sportowa. Można je organizować stacjonarnie lub online. Bez względu na formę eventu musimy pomyśleć o kilku zasadniczych sprawach. Na co szczególnie zwrócić uwagę? Jak wybrać najkorzystniejsze miejsce? Skąd uzyskać dodatkowe wsparcie?

Miejsce

Organizowanie imprezy charytatywnej musimy zaczynać od wyboru miejsca, zarówno w realu jak i w sieci. Jeśli decydujemy się na event w realu (liczymy, że niedługo będą znów możliwe) należy potwierdzić termin z zarządcą wybranego obiektu i dopiero później załatwiać wszystkie inne sprawy. Idealnie jest, gdy miejsce będzie udostępnione bezpłatnie. Jeśli jest to impreza plenerowa, np. bieg charytatywny, należy dowiedzieć się o zasady użytkowania terenu, na którym chcemy imprezę przeprowadzić. Przy organizowaniu eventów online zastanów się nad wyborem bezpłatnej platformy, ale takiej, która spełni wymogi techniczne tj. wysoka jakość obrazu i dźwięku. Nawet jeśli będzie trzeba wykupić dostęp, to odbiór jest jedną z najważniejszych rzeczy dla uczestników.

źródło: Freepik

Zbiórka pieniędzy

Kolejny bardzo ważny aspekt to zbiórka pieniędzy. Najwygodniej jest podjąć współpracę z fundacją, która przeprowadzi zbiórkę publiczną. Zdejmuje nam to z głowy problemy podatkowe. Zbiórkę taką można przeprowadzić za pomocą kwesty np. na plenerowym pikniku lub opłaty wpisowej czy wejściowej na daną imprezę. Pieniądze zbierane są do oznaczonych puszek, otrzymanych z fundacji przez wyznaczonych do tego wolontariuszy. Inna opcja to bezpośrednie wpłaty na konto przeznaczone do zbiórki. Przy pobieraniu opłat za wejście na imprezę należy pamiętać, aby przekazać dowód wpłaty. Dziś większość zbiórek dokonywanych jest online. Zadbajmy o cyberbezpieczeństwo. Wybierzmy zaufaną platformę oraz serwis bankowy z certyfikatem bezpieczeństwa SSL. 

Bezpieczeństwo

Miejsce, które wybraliśmy w realu musi spełniać wszystkie wymagane normy BHP. Jeżeli na imprezie będzie odtwarzana muzyka, musimy zgłosić ją do ZAIKS-u. Najczęściej nie pobiorą oni za to opłaty, ale zgłoszenie jest obowiązkowe. Impreza planowana na ponad 300 osób musi być zgłoszona jako impreza masowa, choć tutaj warto śledzić bieżące rozporządzenia wynikające z panującej pandemii COVID-19 Należy postarać się o zapewnienie bezpieczeństwa oraz zaplecza medycznego, jak również spełniać wszystkie wymogi sanitarno-epidemiologiczne, jeśli one w danym czasie obowiązują. Nie zapominajmy o  ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej dla organizatora, aby móc pokryć ewentualne koszty zniszczeń, jeśli takowe wystąpią.

Patronaty

To bardzo ważna część organizacji imprezy. Patronat miasta nadaje imprezie powagi i pozwala na pozyskanie partnerów oraz sponsorów wydarzenia. Patronat medialny pozwala uzyskać bezpłatną reklamę w środkach masowego przekazu. W ramach patronatu medialnego możemy poprosić firmy z branży fotograficznej o bezpłatną obsługę i uzyskać relację foto i video z naszego eventu. Często patronaty nad imprezami roztaczają konkretne organizacja i firmy zajmujące się działalnością korespondującą z tematem imprezy. Jeśli jest taka możliwość, warto z tego korzystać.

20.01.2016 MOSiR Mikołów – Charytatywny Maraton ZUMBA FITNESS „dla Daniela”
Autor: Andrzej Fijałkowski

Współorganizatorzy, partnerzy i sponsorzy

Włączając w organizację eventu dodatkowe osoby, możemy liczyć na wsparcie i większe zasięgi. Warto zaprosić do współtworzenia eventu firmy lub ludzi, który mogą nam zaoferować potrzebne usługi np. reklamowe, muzyczne, konferansjerskie, cateringowe lub zapewnia dodatkowe atrakcje. Współdziałanie przynosi lepsze efekty marketingowe. Inaczej wygląda rozreklamowanie działania w pojedynkę, a zupełnie inaczej, gdy robi to sztab ludzi. W zależności od wielkości świadczonej usługi firmę można mianować współorganizatorem (np. w zamian za udostępnienie miejsca czy wydruki reklamowe) lub partnerem (wymiana barterowa reklamy – my reklamujemy firmę jako partnera, oni naszą imprezę i przy okazji firmę). Aby zwiększyć wpływy lub zyskać dodatkowe bonusy warto pozyskać sponsorów. Nie jest to łatwe, szczególnie jeśli organizujemy takie wydarzenie po raz pierwszy i nikt nas jeszcze nie zna, ale nawet wtedy, gdy już mamy silną markę na rynku, nie każda firma chce się w takie działania angażować. Dobrą praktyką jest wytłumaczenie potencjalnym sponsorom celu imprezy oraz sposobu zbierania i wydatkowania środków. Sponsoring może odbywać się na wiele sposobów. Pierwszym i najprostszym jest przekazanie określonej kwoty na dany cel. Drugi to przekazanie przedmiotów lub usług na licytację. Trzeci to ufundowanie prezentu dla osoby lub osób, która jest bohaterem imprezy. Każda forma jest dobra, gdyż pomaga beneficjentom pomocy.

Wolontariusze

Bez nich trudno byłoby sobie dać radę. Na imprezie zajmują się wszystkim – od prac porządkowych, po zbieranie pieniędzy. Każdy wolontariusz musi mieć ze sobą identyfikator ze zdjęciem, imieniem i nazwiskiem. Wolontariusz pracuje na podstawie umowy, podpisanej z fundacją, która przeprowadza zbiórkę, lub jeśli jest to możliwe firmą, która imprezę organizuje. Umowa jest podpisywania na dzień, w którym odbywa się impreza. Bycie wolontariuszem to ogromny zaszczyt i wyróżnienie.

Promocja

To jedno z najważniejszych działań, aby impreza przyniosła zamierzony efekt. Promować wydarzenie można za pomocą środków masowego przekazu tj. prasa, radio, telewizja, których możemy poprosić o patronat medialny. Wykorzystanie materiałów promocyjnych tj.  plakaty, ulotki, banery, których koszty pokrywają np. sponsorzy lub firma reklamowa w ramach współorganizacji, może przynieść dodatkowe korzyści. W obecnych czasach jednak najbardziej efektywna jest reklama w Internecie, za pośrednictwie ogłoszeń na portalach miejskich, eventowych oraz w mediach społecznościowych. Im więcej pozyskamy partnerów, tym reklama będzie miała szerszy zasięg, a tym samych więcej osób dowie się o naszym wyjątkowym wydarzeniu.

W dniu imprezy

Organizator koordynuje i czuwa nad wszystkim oraz odpowiada za całość przedsięwzięcia. Zorganizowanie takiego eventu nie jest łatwe, ale jeśli już raz to zrobimy i wszystko pójdzie dobrze, każdy następny raz będzie łatwiejszy. Wszystkim

Czytelnikom życzę i zachęcam do zaangażowania się w pomoc innym. Dobro wraca.

Artykuł pochodzi z Dwumiesięcznika Business Intelligence Nr 5/2020

🆓 Dwumiesięcznik Business Intelligence 7/2021 👇 Pobierz ZA DARMO 👇